Das erste Mal anmelden

Sobald Ihre Nextcloud bereit ist, bekommen Sie von uns eine E-Mail. Darin stehen die Adresse, der Benutzername und das Passwort.

  1. Öffnen Sie die Adresse aus der E-Mail im Browser. Sie sieht ungefähr so aus: ihre-firma.cloud.vanturis.de
  2. Geben Sie Benutzername und Passwort ein.
  3. Klicken Sie auf Anmelden.
E-Mail nicht mehr da? Die Zugangsdaten stehen auch im Kundenportal unter Services, Details, Zugangsdaten anzeigen.

Konten für Sie und Ihr Team anlegen

Das Konto aus der E-Mail ist zum Verwalten da. Zum Arbeiten bekommt jede Person ein eigenes Konto, auch Sie. Der Preis ändert sich dadurch nicht.

  1. Klicken Sie oben rechts auf das runde Profilbild und dann auf Konten.
  2. Klicken Sie auf Neues Konto.
  3. Tragen Sie einen Kontonamen ein, zum Beispiel anna, und vergeben Sie ein Passwort.
  4. Klicken Sie auf Neues Konto hinzufügen.
  5. Geben Sie der Person die Adresse Ihrer Nextcloud, den Kontonamen und das Passwort.
Nextcloud verschickt erst E-Mails, wenn Sie einen Mailzugang eingetragen haben. Bis dahin gibt es keine Einladung per Mail und „Passwort vergessen“ funktioniert nicht. Wie Sie das einstellen, steht unter E-Mail-Versand einrichten.

Soll noch jemand Konten verwalten dürfen? Nehmen Sie die Person beim Anlegen in die Gruppe admin auf.

Dateien hochladen

  1. Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an und öffnen Sie oben links Dateien.
  2. Ziehen Sie Dateien oder ganze Ordner in das Browserfenster. Oder klicken Sie auf Neu und wählen die Dateien aus.

Bei großen Mengen nehmen Sie besser das Programm für den Computer aus dem nächsten Abschnitt. Es macht weiter, wenn die Verbindung kurz weg ist.

Programm für den Computer einrichten

Damit bekommen Sie einen Ordner auf Ihrem Rechner, der immer dem Stand in der Cloud entspricht. Sie arbeiten darin wie in jedem anderen Ordner.

  1. Laden Sie den Desktop-Client von der Nextcloud-Seite herunter. Es gibt ihn für Windows, Mac und Linux.
  2. Installieren Sie ihn und starten Sie ihn.
  3. Klicken Sie auf Anmelden und tragen Sie die Adresse Ihrer Nextcloud ein.
  4. Der Browser öffnet sich. Melden Sie sich dort an und klicken Sie auf Zugriff gewähren.
  5. Zurück im Programm wählen Sie aus, wo der Ordner liegen soll. Fertig.
Der Ordner ist mit der Cloud verbunden. Was Sie darin löschen, ist auch auf allen anderen Geräten weg. Es liegt dann zunächst noch im Papierkorb (siehe unten).

App auf dem Handy einrichten

  1. Installieren Sie die App Nextcloud aus dem App Store oder von Google Play.
  2. Öffnen Sie die App, tippen Sie auf Anmelden und tragen Sie die Adresse Ihrer Nextcloud ein.
  3. Melden Sie sich im Fenster an, das sich öffnet, und tippen Sie auf Zugriff gewähren.

Fotos automatisch sichern

  1. Öffnen Sie in der App das Menü. Auf dem iPhone heißt es Mehr, auf Android liegt es hinter den drei Strichen.
  2. Wählen Sie den Punkt zum automatischen Hochladen.
  3. Schalten Sie ihn für Ihre Kamerafotos ein und erlauben Sie den Zugriff auf die Fotos.
Die App lädt nicht alles aufs Handy, sondern eine Datei erst, wenn Sie sie antippen. Auf dem iPhone läuft das Hochladen im Hintergrund nicht immer zuverlässig. Öffnen Sie die App ab und zu, dann holt sie es nach.

Dateien teilen

Klicken Sie in der Dateiliste neben einer Datei oder einem Ordner auf das Teilen-Symbol. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Mit jemandem aus Ihrem Team: Namen eintippen und die Person auswählen. Die Datei erscheint dann bei ihr.
  • Mit jemandem von außen: Klicken Sie auf Öffentlichen Link erstellen und schicken Sie den Link weiter.
Jeder, der einen öffentlichen Link hat, kann die Datei öffnen. Bei vertraulichen Dingen setzen Sie in den Einstellungen des Links einen Passwortschutz und ein Ablaufdatum.

Kalender und Kontakte

Beides sind Zusatz-Apps in Nextcloud. Sie aktivieren sie einmal mit dem Konto aus der E-Mail. Danach sind sie für alle da.

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild und dann auf Apps.
  2. Suchen Sie nach Kalender und klicken Sie auf Herunterladen und aktivieren. Wenn dort Aktivieren steht, klicken Sie darauf. Steht dort Deaktivieren, ist die App schon an.
  3. Machen Sie dasselbe mit Kontakte.

Die beiden Symbole erscheinen dann oben in der Leiste.

Auf dem iPhone

  1. Öffnen Sie Nextcloud im Browser. Klicken Sie auf das Profilbild, dann Persönliche Einstellungen, dann Sicherheit.
  2. Tragen Sie bei Geräte & Sitzungen den Namen iPhone ein und klicken Sie auf Neues App-Passwort erstellen. Lassen Sie das Fenster offen.
  3. Öffnen Sie auf dem iPhone Einstellungen, Apps, Kalender, Kalender-Accounts, Account hinzufügen, Andere, CalDAV-Account hinzufügen.
  4. Tragen Sie als Server ihre-firma.cloud.vanturis.de/remote.php/dav/principals/users/KONTONAME/ ein. Benutzername und Passwort kommen aus dem offenen Fenster.
  5. Für die Kontakte machen Sie dasselbe noch einmal unter Apps, Kontakte mit CardDAV-Account hinzufügen.

Auf Android

  1. Installieren Sie die App DAVx⁵. Bei Google Play kostet sie einmalig ein paar Euro, bei F-Droid ist sie kostenlos.
  2. Öffnen Sie die Nextcloud-App, dann das Menü, dann Kalender & Kontakte synchronisieren.
  3. Melden Sie sich an und erlauben Sie den Zugriff.
  4. Wählen Sie in DAVx⁵ als Kontonamen Ihre E-Mail-Adresse.
  5. Tippen Sie das neue Konto an, erteilen Sie die Berechtigungen und haken Sie die Kalender und Adressbücher an, die aufs Handy sollen.

Word und Excel im Browser bearbeiten

Haben Sie Nextcloud mit ONLYOFFICE gebucht, müssen Sie nichts tun. Ein Klick auf eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei öffnet sie im Browser, Änderungen werden automatisch gespeichert.

In der normalen Nextcloud ist das nicht eingerichtet, denn dafür braucht es einen zusätzlichen Office-Server. Schreiben Sie uns, dann richten wir das für Sie ein. Haben Sie schon einen eigenen Office-Server, tragen Sie ihn so ein:

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild und dann auf Apps.
  2. Suchen Sie nach Nextcloud Office und klicken Sie auf Herunterladen und aktivieren.
  3. Öffnen Sie Administrationseinstellungen, Office und tragen Sie die Adresse Ihres Servers ein.
Installieren Sie nicht die App Collabora Online - Built-in CODE Server. Sie läuft auf Ihrer Nextcloud nicht und kann sie instabil machen.

E-Mail-Versand einrichten

Damit verschickt Nextcloud Einladungen, Benachrichtigungen und Mails für „Passwort vergessen“. Sie brauchen dafür einen SMTP-Zugang, den Sie von Ihrem Mailanbieter bekommen oder über unser E-Mail-Hosting.

  1. Tragen Sie zuerst bei Ihrem Konto eine E-Mail-Adresse ein: Profilbild, Persönliche Einstellungen. Dorthin geht später die Testmail.
  2. Öffnen Sie Administrationseinstellungen, Grundeinstellungen und scrollen Sie zu E-Mail-Server.
  3. Stellen Sie als Sendemodus SMTP ein.
  4. Tragen Sie Verschlüsselung, Absenderadresse, Serveradresse und Port ein. Die Werte stehen in den Daten Ihres Mailzugangs.
  5. Schalten Sie die Authentifizierung ein und tragen Sie Benutzername und Passwort des Mailzugangs ein.
  6. Klicken Sie auf E-Mail senden. Kommt die Testmail an, ist alles richtig eingestellt.

Damit „Passwort vergessen“ funktioniert, muss auch beim jeweiligen Konto eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

Wenn etwas nicht klappt

Ich habe eine Datei gelöscht

Klicken Sie unten links auf Gelöschte Dateien, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Wiederherstellen. Liegt sie dort nicht mehr, schreiben Sie uns. Eine Wiederherstellung aus der Sicherung berechnen wir nach Aufwand.

Jemand hat das Passwort vergessen

Melden Sie sich mit dem Konto aus der E-Mail an und öffnen Sie Konten. Dort vergeben Sie über das Bearbeiten-Symbol ein neues Passwort. Ist das Passwort des Verwaltungskontos selbst weg, schreiben Sie uns.

Der Speicher ist voll

Gelöschte Dateien zählen mit, bis sie aus dem Papierkorb entfernt sind. Reicht das nicht, klicken Sie im Kundenportal bei Ihrer Nextcloud auf Speicher-Upgrade anfragen. Ihre Daten bleiben dabei liegen.