Das erste Mal anmelden

In unserer E-Mail stehen die Adresse, der Benutzername und das Passwort.

  1. Öffnen Sie die Adresse im Browser. Sie sieht ungefähr so aus: ihre-firma.paperless.vanturis.de
  2. Melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an.
  3. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf Mein Profil. Dort ändern Sie das Passwort.
E-Mail nicht mehr da? Die Zugangsdaten stehen auch im Kundenportal unter Services, Details, Zugangsdaten anzeigen. Haben Sie das Passwort geändert, zeigt das Portal weiter das alte an.

Dokumente hochladen

Paperless nimmt PDFs, Fotos und Bilddateien an. PDF ist am besten.

  1. Öffnen Sie die Startseite.
  2. Ziehen Sie die Dateien in den Bereich Dokumente hochladen oder klicken Sie dort auf Hochladen.
  3. Warten Sie einen Moment. Paperless liest jetzt den Text aus. Danach steht das Dokument unter Dokumente.

Papier einscannen

Scannen Sie mit 300 dpi und legen Sie die Seiten gerade ein. Das macht bei der Texterkennung den größten Unterschied. Das fertige PDF laden Sie wie oben hoch.

Kein Scanner da? Die Handykamera reicht. Auf dem iPhone geht das in der App Dateien über Dokumente scannen, auf Android in der Google-Drive-App über Scannen.

Dokumente per E-Mail einsammeln

Paperless kann ein Postfach regelmäßig abrufen und Anhänge selbst übernehmen. Das ist ab Werk nicht eingerichtet. Nehmen Sie am besten ein eigenes Postfach nur dafür. Schreiben Sie uns, wenn wir das für Sie einrichten sollen. Selbst geht es so:

  1. Öffnen Sie links E-Mail und klicken Sie bei E-Mail-Konten auf Konto hinzufügen.
  2. Tragen Sie IMAP-Server, IMAP-Port (meist 993), IMAP-Sicherheit (SSL), Benutzername und Kennwort des Postfachs ein.
  3. Klicken Sie auf Testen und dann auf Speichern.
  4. Klicken Sie bei E-Mail-Regeln auf Regel hinzufügen.
  5. Wählen Sie das Konto und den Ordner aus, meist INBOX.
  6. Legen Sie bei Aktion fest, was mit der Mail danach passiert, zum Beispiel In angegebenen Ordner verschieben. Dann klicken Sie auf Speichern.

Scanner direkt anbinden

Einen Ordner auf dem Server, in den Ihr Scanner direkt speichert, gibt es ab Werk nicht. Der einfachste Weg führt über dieses Postfach: Viele Scanner und Drucker können Scans per E-Mail verschicken. Stellen Sie am Gerät die Adresse des Postfachs als Empfänger ein, den Rest übernimmt die Regel von oben.

Dokumente sortieren

Sie brauchen drei Begriffe:

  • Korrespondent: von wem das Dokument kommt, zum Beispiel Telekom oder Finanzamt.
  • Dokumenttyp: was es ist, zum Beispiel Rechnung oder Vertrag.
  • Tag: ein freies Schlagwort, zum Beispiel Steuer 2026.
  1. Öffnen Sie ein Dokument unter Dokumente.
  2. Wählen Sie rechts Korrespondent, Dokumenttyp und Tags aus. Gibt es einen Eintrag noch nicht, legen Sie ihn über das Plus-Zeichen an.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Sortieren Sie die ersten Dokumente sorgfältig von Hand. Paperless lernt daraus und schlägt die Einträge nach einer Weile selbst vor. Das kommt nicht sofort, sondern erst, wenn es genug Beispiele gesehen hat.

Dokumente wiederfinden

Tippen Sie oben in das Suchfeld, was im Dokument steht: eine Rechnungsnummer, einen Namen, ein Wort. Paperless durchsucht den gesamten Text, auch bei eingescannten Seiten.

Unter Dokumente filtern Sie zusätzlich nach Korrespondent, Dokumenttyp, Tag oder Datum. Filter, die Sie oft brauchen, speichern Sie als Gespeicherte Ansicht. Sie erscheint dann links in der Leiste.

Konten für Ihr Team

Arbeiten Sie allein, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

  1. Öffnen Sie links Benutzer & Gruppen.
  2. Legen Sie unter Gruppen eine Gruppe an, zum Beispiel Team, und geben Sie ihr unter Berechtigungen die Rechte, die alle haben sollen.
  3. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, vergeben Sie Benutzername und Passwort und nehmen Sie die Person in die Gruppe auf.
  4. Geben Sie der Person die Adresse und ihre Zugangsdaten.

Ein Dokument gehört dem Konto, das es hochgeladen hat. Andere sehen es erst, wenn es für sie freigegeben ist.

Damit alle alles sehen, öffnet jede Person einmal Einstellungen, Reiter Berechtigungen, und trägt die Gruppe bei Standard-Anzeigeberechtigungen und Standard-Bearbeitungsberechtigungen ein. Für bereits hochgeladene Dokumente wählen Sie diese aus und setzen die Rechte über Aktionen.

Wenn etwas nicht klappt

Die Suche findet ein Dokument nicht

Dann war der Scan vermutlich zu schlecht. Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie im Reiter Inhalt, welchen Text Paperless erkannt hat. Scannen Sie es im Zweifel neu.

Ein Dokument wird abgelehnt

Meist liegt genau diese Datei schon in Paperless. Doppelte Dateien nimmt das Programm nicht an.

Ich habe ein Dokument gelöscht

Es liegt noch im Papierkorb in der linken Leiste und lässt sich von dort wiederherstellen. Nach einiger Zeit wird es endgültig gelöscht.

Der Speicher wird knapp

Enthalten sind 50 GB. Melden Sie sich kurz, wir stellen den Speicher um.

Ich möchte alle Dokumente herunterladen

Unter Dokumente wählen Sie Alles auswählen und dann Aktionen, Herunterladen. Einen vollständigen Export mit allen Schlagworten bekommen Sie von uns auf Anfrage.

Paperless-ngx ist kein zertifiziertes Archivsystem. Ob es für steuerlich relevante Belege ausreicht, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.