Ordnerwände, Belege in Schubladen und die Suche nach der einen Rechnung von vor zwei Jahren: In vielen Büros kostet Papier täglich Zeit. Das papierlose Büro löst das, ohne dass Ihre Dokumente bei einem US-Anbieter landen müssen. Mit Paperless-ngx legen Sie Rechnungen, Verträge und Belege digital ab, durchsuchbar und DSGVO-konform auf deutschen Servern.
Was Paperless-ngx macht
Paperless-ngx ist eine Software, die eingehende Dokumente automatisch erfasst, per Texterkennung durchsuchbar macht und ordnet. Sie werfen ein gescanntes oder digitales Dokument hinein, und die Software liest den Text aus, erkennt oft schon von selbst, worum es geht, und verschlagwortet es. Statt in Ordnern zu blättern, tippen Sie einen Suchbegriff ein und haben das passende Dokument in Sekunden.
Papierablage, Google Drive und Paperless-ngx im Vergleich
Der Unterschied zwischen einer klassischen Ablage, einer US-Cloud und Paperless-ngx zeigt sich in vier Punkten:
| Kriterium | Papier / lokale Ordner | Google Drive | Paperless-ngx (gehostet) |
|---|---|---|---|
| Volltextsuche | keine | eingeschränkt | ja, über den gesamten Bestand |
| Automatische Verschlagwortung | nein | nein | ja |
| Serverstandort | vor Ort | vorrangig USA | Deutschland |
| Zugriff von unterwegs | nein | ja | ja, über den Browser |
Wie die Dokumente hineinkommen
Der Weg ins System ist bewusst niedrigschwellig. Dokumente landen auf mehreren Wegen in Paperless-ngx:
- Scan: Papierdokumente scannen und in einen überwachten Ordner legen, den Rest erledigt die Software.
- Upload: digitale Dateien wie PDF-Rechnungen direkt im Browser hochladen.
- E-Mail: ein Postfach anbinden, aus dem Anhänge automatisch übernommen werden.
Einmal erfasst, findet die Texterkennung auch Inhalte in gescannten Bildern, sodass wirklich der gesamte Bestand durchsuchbar wird.
DSGVO und Aufbewahrung
Weil Ihre Dokumente auf deutschen Servern liegen und nicht in einer US-Cloud, bleibt die Kontrolle bei Ihnen. Das ist besonders wichtig, weil in einem Dokumentenarchiv fast immer personenbezogene Daten stecken, von Rechnungen bis zu Verträgen. Warum der Standort entscheidend ist, lesen Sie im Artikel DSGVO-konformes Hosting. Ein Hinweis zur Ehrlichkeit: Paperless-ngx hilft Ihnen, Dokumente sauber zu digitalisieren und wiederzufinden. Ob Ihre Archivierung zusätzlich die Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung erfüllt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, das hängt von Ihren Prozessen ab, nicht allein von der Software.
Wir betreiben es für Sie
Um Installation, Updates und Backups müssen Sie sich nicht kümmern. Wir hosten Paperless-ngx als Managed Service auf deutschen Servern, mit 50 GB Speicher, täglichen Backups und Zugriff über den Browser, ab 9,90 Euro im Monat. Sie laden Ihre Dokumente hoch und arbeiten, den technischen Betrieb übernehmen wir.
Häufige Fragen
Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist eine Open-Source-Software zur Dokumentenverwaltung. Sie erfasst Dokumente, macht sie per Texterkennung durchsuchbar und verschlagwortet sie automatisch, sodass Sie jederzeit schnell das richtige Dokument finden.
Ersetzt Paperless-ngx ein revisionssicheres Archiv?
Paperless-ngx digitalisiert und organisiert Ihre Dokumente zuverlässig. Ob damit alle gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung abgedeckt sind, hängt von Ihren Abläufen ab. Diese Frage klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Wie kommen meine Dokumente ins System?
Über drei Wege: gescannte Dateien aus einem überwachten Ordner, direkter Upload im Browser oder ein angebundenes E-Mail-Postfach, aus dem Anhänge automatisch übernommen werden.
Wenn Sie Ihr Büro vom Papier befreien möchten, richten wir Paperless-ngx für Sie ein und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente am schnellsten hineinbekommen.