Über das geschäftliche Postfach laufen Angebote, Rechnungen und Kundenanfragen. Trotzdem hosten viele Unternehmen ihre E-Mails bei Google oder Microsoft, also auf Servern von US-Konzernen. Das muss nicht sein. E-Mail-Hosting in Deutschland ist unkompliziert und erspart Ihnen einige Datenschutz-Diskussionen. Dieser Artikel erklärt, worauf es ankommt und wie ein Wechsel abläuft.
Warum der Standort zählt
Schon eine Absenderadresse ist ein personenbezogenes Datum. Wer seine Postfächer bei einem US-Anbieter betreibt, überträgt diese Daten in ein Drittland. Ob und wie das DSGVO-konform geht, wird seit Jahren diskutiert. Mit Servern in Deutschland stellt sich die Frage gar nicht erst: Ihre E-Mails bleiben hier, es gilt deutsches Recht. Der folgende Vergleich macht den Unterschied deutlich:
| Kriterium | E-Mail in Deutschland | US-Anbieter (Google, Microsoft) |
|---|---|---|
| Serverstandort | Deutschland | vorrangig USA |
| Abrechnung | pro Domain, beliebig viele Postfächer | je Nutzer und Monat |
| AV-Vertrag | Standard, auf Deutsch | oft nur englischsprachig |
| Eigene Domain | ja | ja |
Wie es bei uns funktioniert
Ihre Postfächer laufen mit Ihrer eigenen Domain auf unserer Infrastruktur in deutschen Rechenzentren der Hetzner Online GmbH (Nürnberg und Falkenstein, ISO 27001 zertifiziert). Mit Hetzner haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und auch mit Ihnen schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, direkt über unser Kundenportal. Pro Domain können Sie beliebig viele Postfächer anlegen lassen, jeweils mit 10 GB Speicher.
SPF, DKIM und DMARC: damit Ihre Mails ankommen
Diese drei Kürzel entscheiden darüber, ob Ihre E-Mails im Posteingang oder im Spam landen. Wir richten sie bei der Einrichtung mit ein, Sie müssen sich darum nicht kümmern. Kurz erklärt:
- SPF legt fest, welche Server überhaupt Mails in Ihrem Namen versenden dürfen.
- DKIM versieht jede Mail mit einer digitalen Signatur, an der der Empfänger die Echtheit prüfen kann.
- DMARC sagt dem Empfänger, was mit Mails passieren soll, die SPF und DKIM nicht bestehen.
Ohne diese Einträge landen selbst korrekte Mails häufig im Spam. Deshalb gehören sie bei uns zur Grundeinrichtung.
So läuft der Umzug
Bestehende Postfächer ziehen wir beim Wechsel für Sie um. In der Regel läuft es so ab: Wir legen Ihre Postfächer an, übertragen die vorhandenen E-Mails und richten die Zugangsdaten ein. Anschließend stellen Sie Ihre Geräte um. Abrufen können Sie Ihre Postfächer wie gewohnt per IMAP, am Handy oder im Webmail. Nach der Buchung melden wir uns bei Ihnen und richten alles ein, in der Regel innerhalb eines Werktages.
Für wen sich das lohnt
Für alle, die vertraulich kommunizieren: Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe, Vereine. Und für alle, die keine Lust mehr auf Lizenzen haben, die pro Nutzer und Monat abgerechnet werden. Bei uns zahlen Sie ab 5 Euro im Monat pro Domain, unabhängig davon, wie viele Postfächer Sie brauchen. Warum der Serverstandort auch abseits von E-Mail wichtig ist, lesen Sie im Artikel DSGVO-konformes Hosting.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehende Domain behalten?
Ja. Ihre Postfächer laufen mit Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel name@ihre-firma.de. Falls die Domain noch woanders liegt, unterstützen wir Sie beim Umzug oder bei der Anpassung der nötigen Einträge.
Wie viele Postfächer sind möglich?
Pro Domain können Sie beliebig viele Postfächer anlegen lassen, jeweils mit 10 GB Speicher. Brauchen Sie mehr Platz, erhöhen wir den Speicher auf Wunsch. Der Preis richtet sich nach der Domain, nicht nach der Zahl der Postfächer.
Landen meine Mails zuverlässig im Posteingang?
Ja, dafür richten wir SPF, DKIM und DMARC korrekt ein. Diese Einträge weisen Ihre Mails als echt aus und sorgen dafür, dass sie beim Empfänger nicht fälschlich im Spam landen.
Direkt online bestellen
E-Mail-Hosting können Sie wie alle unsere Managed Services direkt online bestellen, monatlich kündbar und ohne Mindestlaufzeit. Wenn Sie vorher Fragen haben, schreiben Sie uns einfach.